Opruimen om je heen en in je hoofd.

Ik heb nogal eens samengew­erkt met mensen die er geen gewoonte van maak­ten om hun werk op te ruimen. Bureau, lade­blok, kast en prul­len­bak vloei­den ineen tot één grote verza­mel­ing stapels, hopen en onbestemde col­lages. Te mid­den daar­van werkte iemand. Hij of zij viste een tele­foon, toet­sen­bord of wat op dat moment nodig was uit de vaalt en leverde de presta­tie waar­voor hij of zij aangenomen was. Ik heb meerdere van deze mensen gek­end en zij hebben meer dan alleen de schi­jn­bare vuil­nishoop gemeen. Zij beschikken over een ‚sys­teem’. Ze weten namelijk altijd pre­cies dat te vin­den wat nodig is. Dat kost soms even tijd, maar het komt hoe dan ook tevoorschijn. Voor buiten­staan­ders bli­jft dit sys­teem volledig ver­bor­gen. Dat is lastig als tij­dens afwezigheid iemand werk moet overne­men, of gewoon iets nodig heeft wat zich in dit ‚sys­teem’ bevindt. Tij­dens lang­durige afwezigheid van zo’n col­lega kan de stapel ver­vallen tot steeds grotere entropie. Dit hebben we eens meege­maakt toen een vakant­ie­ganger ver­geten was dat er nog ergens een pakje brood tussen lag. Bijna was de gehele stapel met meden­e­m­ing van bureau, lade­blok en kast aan de wan­del gegaan, als wij er met z’n allen niet al bin­nen een week flink lucht van gekre­gen hadden.

Ik denk dat ik weet hoe dat sys­teem werkt, temeer daar ik zelf ook zo’n peri­ode heb gek­end waarin ik mijn werkomgev­ing tot chaos liet ver­vallen. Dat sys­teem behelst eigen­lijk niets meer dan een grote verza­mel­ing touwt­jes. Zoi­ets ziet men nog wel eens op de ker­mis. De ker­mis­gast houdt je een bun­del touwt­jes voor en na betal­ing mag je aan een paar van die touwt­jes trekken. Er komt dan een aardighei­dje tevoorschijn dat meestal niet in ver­houd­ing staat tot de betal­ing. Ook dit sys­teem bli­jft voor een buiten­staan­der ver­bor­gen, hier­door krijg je dan ook nooit de hoofd­prijs. De verza­mel­ing touwt­jes die zich uit­strekken naar de werkomgev­ing zijn echter onzicht­baar en alleen de eige­naar zelf kan eraan trekken. Ieder touwtje verte­gen­wo­ordigt een object aan de ene kant en aan de andere kant verd­wi­jnt het in het hoofd van de eige­naar en verte­gen­wo­ordigt de gegevens omtrent het object. Dat gaat dan om, plaats, tijd, ver­plaatsin­gen, relatie tot andere objecten. Ieder object wordt verte­gen­wo­ordigd door een veel­heid aan gegevens die plaats­bepal­ing op een gegeven moment mogelijk maken. Bij iedere ver­plaats­ing en andere wijzig­ing in de objecten, moet de data verza­mel­ing gecon­troleerd en aangepast wor­den. Dat kan nog een behoor­lijke bezigheid zijn bij een drukke baan.

Waar we eigen­lijk mee te maken hebben is een grote hoeveel­heid onver­w­erkte gegevens. Zon­der dat we het in de gaten hebben zijn we voort­durend bezig met vra­gen als: ‚waar is…, hoe laat was…, moest ik niet…, vol­gens mij ben ik ver­geten…’. Vra­gen die opbor­re­len op momenten dat het ons niet uitkomt. Ze ver­storen de aandacht/​concentratie als we een ver­gader­ing moeten vol­gen, wan­neer we een boek lezen of wan­neer we ons voorgenomen had­den gewoon even ontspan­nen niets te doen. We stellen in de ver­gader­ing een vraag die al gesteld was, komen na een paar bladz­i­j­den van ons boek erachter dat we geen idee hebben wat we hebben gelezen en van even zalig niets doen komt niet echt de ontspan­ning die we gehoopt had­den. Maar ook onbe­wust wor­den onze gedachten in beslag genomen door het onder­houd van die gegevens. Dit soort onver­w­erkte gegevens gedra­gen zich net als onver­w­erkte emoties, ze stape­len zich op, belas­ten ons op ongewen­ste momenten en staan in het alge­meen opti­male aan­dacht en con­cen­tratie in de weg.

Het is niet voor niets dat David Allan (life hack­ing fans ken­nen hem alle­maal) met zijn ‚Get­ting things done’ meth­ode steeds de aan­dacht ves­tigt op het leeg­maken. Het leeg­maken van de ‚inbox’ in zijn ter­men slaat niet alleen op het leeg­maken van de e-​mail inbox, maar op alles wat zich aan­di­ent. Doc­u­menten, ideeën, noti­ties, beslis wat ermee gedaan moet wor­den en wan­neer, en geef het een plek waar het als vanzelf weer opkomt op het moment dat het nodig is. Daarmee creëer je niet alleen rust en overzicht, maar er ontstaat ook ruimte waarin je aan­dacht voor de juiste din­gen kunt hebben. Dit komt de pro­duc­tiviteit en cre­ativiteit ten goede.

In kwaliteitsmod­ellen wordt er maar al te vaak op gewezen dat per­son­eel in een organ­isatie de ruimte moet hebben de eigen taak opti­maal uit te voeren en te ver­beteren. Zo wordt het eigen vak­man­schap op betr­e­f­fend gebied onder­s­te­und en ver­be­terd. Het opruimen van je eigen omgev­ing en opgeruimd houden is iets wat iedereen zelf een­voudig kan doen.

Com­ments are now closed for this entry